Descripció de llocs de treball

Definir funcions i competències per clarificar els rols i millorar l’eficiència i l’alineació de l’equip.

Funcions, tasques, competències i requisits

Analitzem i definim els llocs de treball (DLT) a partir de les funcions (què es fa?) i de les tasques (com es fa?). Identifiquem les competències i els comportaments associats (els coneixements i els comportaments esperats), per a l’òptim acompliment, assegurant coherència, aportació de valor i sostenibilitat en el temps.

Objectius i resultats

En la definició dels perfils professionals és clau no perdre de vista els objectius esperats i els resultats obtinguts.

Les competències només tenen sentit si es tradueixen en una aportació real al funcionament de l’organització, i això permet avaluar com es fa la feina, orientar la presa de decisions i garantint l’alineació entre persones, activitat i estratègia.

Procés per definir un lloc de feina:

El procés d’anàlisi i descripció d’un lloc de treball conté 3 fases:

Analitzar què fan les persones i com ho fan en cada lloc de treball.
Revisar i confirmar amb la direcció aquesta informació.
Definir què necessitarà l’organització a curt, mitjà i llarg termini tenint en compte el pla estratègic (DLT dinàmica).

Primer, consensuem un model de classificació de competències i establim una definició compartida de cadascuna. Podem facilitar un diccionari de competències o revisar el de l’empresa.

Segon, utilitzem diferents eines i activitats per definir el lloc de feina:

L’autodescripció, per part del/de la professional que ocupa el lloc de feina.
Entrevista als professionals de l’empresa que coneixen el lloc de feina.
L’observació a professionals competents que estiguin exercint les funcions.
Mapes d’ocupació elaborats a partir d’empreses que desenvolupen una determinada activitat.
Entrevistes a experts/es que coneguin el perfil professional a descriure.

El procés d’anàlisi i descripció d’un lloc de treball es basa en les següents activitats:

Què et recomanem per optimitzar aquest servei?

És la base per de tots els processos de gestió de persones :

Per poder realitzar les seleccions, les avaluacions de l’acompliment, els plans de millora i de carrera, definir les retribucions, és cabdal definir els llocs de treball prèviament.

Permet repensar l’organització de l’activitat i del treball de manera global i estratègica:

Més enllà de descriure funcions, aquest procés permet revisar rols, responsabilitats i interdependències, aportant una visió clara de com s’ha d’organitzar l’activitat per assolir els objectius de l’empresa.

Aquest servei esdevé un espai d’assessorament clau:

No es tracta només de crear les DLT, també és un procés que permet acompanyar l’organització en la presa de decisions estratègiques sobre la seva estructura i funcionament.

Quan et recomanem realitzar aquesta fase?

És adequat definir o redefinir els llocs de feina en moments clau del cicle de vida de l’organització, especialment quan cal guanyar claredat, coherència i alineació estratègica.

És un bon moment per activar aquest servei quan:

Creixement o canvi d’escala: quan l’empresa creix, incorpora nous perfils o passa d’una estructura informal a una de més professionalitzada.
Canvis organitzatius o estratègics: reestructuracions, noves línies de negoci, canvis en l’estratègia, digitalització o incorporació de noves tecnologies.
Abans d’un procés de selecció o promoció intern: per assegurar que es contracta o es promociona a partir de criteris clars de funció, competències i resultats esperats.
Implantació de sistemes d’avaluació, carrera o retribució: els llocs de treball són la base per avaluar, desenvolupar i reconèixer la contribució real de les persones.
Necessitat de millorar resultats o rendiment: quan l’empresa vol entendre com es fa la feina i com es pot optimitzar l’organització del treball.
Quan cal garantir l’equitat real i donar compliment als Plans d’Igualtat, definint els llocs de treball amb criteris clars, objectius i en clau de competències. La definició rigorosa de funcions, responsabilitats i requisits competencials permet eliminar ambigüitats, reduir biaixos i assegurar que l’accés, la promoció i el desenvolupament professional es fonamenten en el valor real del lloc i no en factors personals, reforçant la transparència, la coherència interna i el compliment normatiu de l’organització.
Relleu generacional o canvis en la direcció: per redefinir rols, responsabilitats i criteris de decisió, evitant encavalcaments o buits de funció.
Dificultats de coordinació o funcionament intern: quan apareixen conflictes de rol, manca de responsabilitat clara, duplicitats o ineficiències